Kısa cevap: Her ay aynı sırayı izleyin: açık ödemeleri kaydedin, giderleri kontrol edin, kasayı bakiyeyle karşılaştırın, duyuruları gözden geçirin, sonraki ayın sabit giderlerini not edin. Liste kısa tutulursa uygulanır.
Apartman yöneticileri çoğu zaman işi “hatırladıkça” yapar. Ay sonunda yığılan kayıtlar daire hatası ve çift girişi artırır. Aylık kontrol listesi, küçük apartmanda da aynı işi tekrarlanabilir kılar.
Kimin için?
Tek blok veya birkaç blok yöneten, kaydı kendisi tutan yöneticiler. Muhasebeciye tam defter teslim eden yapılar kendi uzman akışını kullanır; bu liste günlük mobil kayıt içindir.
Ay başı (ilk üç gün)
- Daire listesinde boş veya yanlış başlık var mı bakın.
- Bu ayın aidat türünü netleştirin. Ek ödeme varsa ayrı tür kullanın.
- Sabit giderleri (asansör bakım, temizlik) beklenen tutarla not edin.
- Geçen aydan kalan şüpheli satırı bu aya taşımayın; ayrı “kontrol” notunda tutun.
Ay içi
Ödeme veya fatura geldiğinde kaydı aynı gün veya ertesi gün girin.
- Aidatı daire, tutar, tarih, yöntem ve açıklama ile yazın.
- Gideri kategori, tutar, tarih ve kısa gerekçe ile ekleyin.
- Makbuz isteyen sakine kayıttan paylaşın; ayrı bir Word dosyası üretmeyin.
- Toplantı, bakım veya kesinti varsa duyuruyu uygulamadan yayınlayın.
Ay sonu (son üç gün)
- Toplam gelir, toplam gider ve kalan bakiyeyi okuyun.
- Aynı tutarın iki kez girilip girilmediğini tarayın.
- Yanlış daireye yazılmış ödemeyi düzeltin.
- PDF kasa raporu üretebiliyorsanız dönem aralığını kaydedin.
- Sonraki ayın bilinen gider tarihini takvime yazın.
Örnek aylık tablo
| Kontrol | Tamam |
|---|---|
| Daire listesi güncel | |
| Aidat kayıtları daireye işlendi | |
| Giderler kategori ve açıklamalı | |
| Kasa bakiyesi makul | |
| Aktif duyurular doğru | |
| Sonraki ay sabit gider notu |
Sık yapılan hatalar
- Yalnızca aidatı işleyip gideri “sonra” bırakmak; kasa şişer.
- WhatsApp’ta “ödedim” yazısını kayıt sanmak.
- Her ay farklı kategori adı uydurmak; karşılaştırma bozulur.
- Ay sonunda toplu Excel aktarımı ile uygulamayı birlikte kullanmak.
Blinat’ta karşılığı
Blinat’ta daire ödemesi gelir, kaydedilen harcama gider olur. Güncel bakiye bu kayıtlardan gelir. Pakette tarih aralıklı PDF kasa raporu vardır. Banka hesabını otomatik okumaz, kart ile tahsilat almaz, SMS göndermez.
Yeni yöneticiler önce ilk gün listesini bitirmelidir. Kasa ayrıntısı için apartman kasa defteri sayfasına bakın. Ürün özeti: apartman yöneticisi uygulaması.
Blinat’ı indirin ve bu ayın kayıtlarını tek yerde tutun.